Kiến thức quy trình quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp

Kiến thức quy trình quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp | Hình minh họa

Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí quản lý kho mà còn giúp quá trình kiểm tra hàng hóa tồn kho dễ dàng hơn. Tránh trường hợp bị mất hoặc nhầm số lượng hàng mà bạn có. Do đó, các cá nhân cũng như doanh nghiệp phải học cách quản lý hiệu quả hàng tồn kho của mình để làm được như vậy.

1. Quy trình quản lý hàng tồn kho là gì?

Quy trình quảng lý hàng tồn kho sẽ bắt đầu từ việc nhà cung cấp giao nguyên vật liệu thô đến kho của doanh nghiệp, đến khi thành phẩm được xuất ra khỏi xưởng

quản lý hàng tồn kho như thế nào cho đúng cách? | Hình minh họa
quản lý hàng tồn kho như thế nào cho đúng cách? | Hình minh họa

Quy trình đó sẽ bao gồm 3 công việc chính:

  • Quản lý mã hàng
  • Quản lý các hoạt động nhập kho
  • Quản lý hoạt động xuất kho

2. Sơ đồ về quy trình quản lý hàng tồn kho

sơ đồ về quy trình quản lý hàng tồn kho | Hình minh họa
sơ đồ về quy trình quản lý hàng tồn kho | Hình minh họa

2.1 Quy trình quản lý mã hàng

  • Bước 1: Các bộ phận kinh doanh hoặc kế hoạch gửi yêu cầu người phụ trách quản lý đơn hàng cập nhật mã hàng hoặc sửa lại với mã hàng cũ, tùy bộ phận nào đảm nhiệm công việc này.
  • Bước 2: Kiểm tra mặt hàng trước khi so sánh để xem nó có trong tình trạng tốt hay không. Nếu không cần chỉnh sửa mã hàng thì chuyển sang bước ba; nếu cần chỉnh sửa, hãy chuyển sang bước bốn.
  • Bước 3: Mã mặt hàng mới được cấp theo quy định sau khi cán bộ phụ trách cập nhật thông tin về chủng loại, thuộc tính của mặt hàng.
  • Bước 4: Xác định xem có cần chỉnh sửa hoặc thay đổi hay không. Nếu không thể thay đổi được thì sẽ thực hiện thông báo cho người tiếp nhận yêu cầu. Tiếp tục bước 5 nếu có thể thực hiện thay đổi.
  • Bước 5: Tiếp tục chỉnh sửa mã hàng phù hợp với quy tắc đặt hàng mã đã thiết lập

2.2 Quản lý hoạt động nhập kho

2.2.1 Nhập kho mua hàng hóa nguyên vật liệu

  • Khi có kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu, Phòng kinh doanh sẽ thông báo cho Phòng An ninh, Phòng Kế hoạch Vật tư, Phòng Kiểm tra chất lượng và các bên liên quan để họ bố trí nhân sự.
  • Sử dụng phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà cung cấp (nếu có) để xác định số lượng và chủng loại vật tư trong kho
  • Giao phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà cung cấp cho kế toán hàng tồn kho để xử lý
  • Ngoài việc nhận được phiếu xuất kho và hóa đơn của khách hàng, kế toán hàng tồn kho đối chiếu số lượng nguyên vật liệu tại thời điểm kiểm kê với số lượng nguyên vật liệu trên phiếu mua hàng / phiếu yêu cầu (đã được khách hàng chuyển đến).
  • Nhân viên kiểm tra chất lượng kiểm tra và nghiệm thu nguyên vật liệu nhập vào, nếu nguyên vật liệu đạt yêu cầu thì nhân viên này sẽ xuất phiếu kiểm tra và nghiệm thu nguyên vật liệu, sau đó sẽ chuyển nguyên vật liệu cho nhân viên bốc xếp. lưu trữ thông tin trong kho Phiếu kiểm tra và thử nghiệm vật tư được xác nhận và đóng dấu của nhà cung cấp và có chữ ký của Trưởng phòng chất lượng là hợp lệ và cần được chuyển cho Kế toán hàng tồn kho để xử lý.
  • Thủ kho kiểm tra số lượng vật tư sau khi nhận và ghi vào phiếu nhập kho.
nhập kho mua hàng | Hình minh họa
nhập kho mua hàng | Hình minh họa

2.2.2 Nhập kho thành phẩm

Sau khi nhập kho thành phẩm, thủ kho ký Biên bản bàn giao thành phẩm, phiếu này sẽ được lưu tại kho và giao cho Bộ phận sản xuất.
Tại bộ phận kho, thủ kho cập nhật tất cả thông tin thành phẩm vào các Thẻ kho và Báo cáo hàng tồn kho.

2.3 Quản lý hoạt động xuất kho

2.3.1 Xuất kho sản xuất

  • Bước 1:  Phòng kế hoạch nguyên vật liệu hoặc bộ phận muốn xuất nguyên vật liệu trực tiếp làm thủ tục xin xuất kho để sản xuất.
  • Bước 2: Được giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt đề xuất.
  • Bước 3: Kiểm tra số lượng hàng tồn kho xem có đủ đáp ứng nhu cầu của bạn không. Giả sử có đủ hàng, hãy chuyển sang bước 4; nếu không, hãy chuyển sang bước 5.
  • Bước 4: Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất kho của kế toán kho lập phiếu xuất kho và được các bên liên quan phê duyệt.
  • Bước 5: quản lý kho phải ký vào phiếu xuất kho để xuất kho.

2.3.2 Xuất kho bán hàng

  • Bước 1: Khi nhận được lệnh xuất kho kèm theo đơn hàng bán, kế toán kho sẽ tiến hành kiểm kho. Miễn là trong kho có đủ đơn hàng thì chuyển sang bước 2, nếu không đủ thì chuyển sang bước 3.
  • Bước 2: Kế toán kho sử dụng thông tin đặt hàng và tạo hóa đơn
  • Bước 3: Hàng hóa sẽ được thủ kho xuất kho theo đúng hóa đơn.
quản lý hoạt động xuất kho | Hình minh họa
quản lý hoạt động xuất kho | Hình minh họa

2.3.3 Xuất chuyển kho hàng

  • Bước 1: Bộ phận yêu cầu chuyển kho sẽ gửi công văn yêu cầu chuyển kho. Giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị đó. Nếu được duyệt sẽ chuyển sang bước 2
  • Bước 2: Bây giờ là lúc in phiếu giao dịch và lấy mã xác nhận của bên liên quan để hoàn tất việc chuyển kho theo đề xuất đã được phê duyệt trước đó.
  • Bước 3: Sử dụng phiếu xuất kho, thủ kho sẽ ký và ghi ngày vào phiếu xuất kho để xác nhận rằng hàng đã xuất kho.

2.3.4 Xuất lắp ráp

  • Xuất nguyên vật liệu để lắp ráp sẽ được yêu cầu bởi bộ phận có nhu cầu lắp ráp. Giám đốc hoặc người được chỉ định sẽ xem xét và phê duyệt. Tiến hành bước tiếp theo nếu yêu cầu được chấp thuận
  • Kế toán kho sẽ tạo giao dịch xuất, lắp ráp dựa trên yêu cầu xuất lắp ráp đã được duyệt trước đó. Cuối cùng, phiếu xuất xưởng và lắp ráp sẽ được in ra để các bên liên quan ký tên vào việc tham gia dự án
  • Sử dụng phiếu xuất kho lắp ráp kèm theo chứng chỉ xác nhận việc xuất kho, thủ kho sẽ ký tên và ghi ngày vào phiếu xuất kho.

Đây là tất cả những thông tin mà SG MOVING cung cấp về kiến thức, quy trình quản lý hàng tồn kho để bạn tham khảo. Hy vọng với những thông tin trong bài sẽ giúp bạn quản lý và điều hành kho hàng của mình một cách hiệu quả nhất có thể.

Có thể bạn quan tâm: