Chuyển văn phòng là một công việc khó khăn vì bạn phải đối mặt với một khối lượng lớn đồ đạc khó tháo lắp và di chuyển, sau đó là các thủ tục giấy tờ cần giải quyết… sgmoving.vn sẽ chia sẻ đến bạn những thông tin này trong bài viết này. Cần có kinh nghiệm chuyển văn phòng để đạt hiệu quả tối đa, hỗ trợ hoàn thành công việc chuyển nhà an toàn, đúng tiến độ.
1. Tìm địa chỉ văn phòng mới
Văn phòng là một địa điểm quan trọng cho công việc và giao dịch kinh doanh. Có thể khẳng định rằng nó có ảnh hưởng không nhỏ đến phương hướng phát triển của công ty. Theo kinh nghiệm chuyển văn phòng trước đó, bạn cần đặc biệt lưu ý để lựa chọn một địa chỉ phù hợp. Dưới đây là một số lưu ý cần quan tâm khi lựa chọn địa chỉ văn phòng phù hợp cho công ty của bạn.
- Khi thuê một văn phòng mới, hãy xác định mục đích của không gian: Tăng hay giảm diện tích trống sẽ tốt hơn? Liệu kế hoạch phát triển kinh doanh hiện tại và tương lai của công ty có tác động đến nhu cầu tìm văn phòng mới không?
- Trước khi chuyển đến địa điểm văn phòng mới, cần cân nhắc những vấn đề sau: Trong số các vấn đề cần quan tâm là giao thông, bãi đậu xe, có nên thiết kế lại văn phòng mới hay không, hệ thống điện nước, Internet, an toàn cháy nổ, thang máy, và Sớm. Một văn phòng cụ thể sẽ được di dời khi nào và như thế nào?
- Chuẩn bị ngân sách: Mỗi tháng sẽ tốn bao nhiêu tiền để thuê một văn phòng mới? Khi thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói giá bao nhiêu?
- Nơi làm việc tạm thời: Thời gian chấm dứt hợp đồng lao động với nơi làm việc trước đó, thời gian văn phòng mới sẵn sàng, ngày tốt nhất để chuyển văn phòng, v.v.
- Tìm hiểu thêm về một vài địa điểm, so sánh giá thuê và xem xét các vấn đề xung quanh trước khi quyết định địa điểm thuê văn phòng tốt nhất.
- Khi đã xác định được vị trí phù hợp, cần thiết kế hoặc nâng cấp không gian, sơn sửa, quét dọn trước khi di dời văn phòng đến địa điểm mới.
- Các vấn đề cần cân nhắc khác bao gồm Phong thủy, cửa hàng và các dịch vụ tiện ích ở khu vực xung quanh, trong số những thứ khác.
- Tạo một bản đồ của văn phòng mới hiển thị vị trí của từng nhân viên và bộ phận.
- Việc tìm kiếm văn phòng mới nên bắt đầu trước ít nhất hai tháng và được lên kế hoạch tỉ mỉ. Và đóng địa điểm thuê cuối cùng một tháng trước khi kết thúc hợp đồng. Do đó, sẽ có đủ thời gian để chuẩn bị cho việc di dời và các thủ tục liên quan khác.
2. Kinh nghiệm chuyển văn phòng hiệu quả – Thực hiện các bước
2.1 Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết
Bạn nên chuẩn bị trước tất cả các dụng cụ cần thiết nếu bạn đang tự mình chuyển văn phòng. Chúng bao gồm những thứ như thùng carton và vật dụng đóng gói như kéo và băng dính, cũng như bọc nhựa và xốp để phân loại đồ vật dễ vỡ, gói giấy tờ quan trọng và báo cũ. Nên có những kế hoạch chuyển văn phòng hợp lý, cần lên danh sách kỹ lưỡng trước để tránh tình trạng thiếu hụt khiến bạn phải tốn thêm thời gian mua sắm hay tìm kiếm nguồn cung cấp.
Việc sắp xếp và đóng gói tất cả đồ đạc của bạn phải mất một khoảng thời gian và công sức đáng kể. Do đó, nếu bạn đang tự mình chuyển nhà, hãy đảm bảo rằng tất cả nhân viên của bạn đều tham gia vào công việc này, công việc này luôn được hoàn thành một cách nhanh chóng, gọn gàng và hiệu quả nhất có thể. Dưới đây là một số suy nghĩ và gợi ý bổ sung cho những người đã có kinh nghiệm chuyển văn phòng:
- Các vật dụng này nên được đặt trong một thùng carton và sắp xếp để chúng dễ dàng xác định vị trí hơn sau này.
- Việc đóng gói quá nhiều đồ trong một hộp sẽ khiến việc vận chuyển khó khăn hơn, và có thể hộp sẽ bị vỡ hoặc rách trong quá trình này.
- Bạn nên lập danh sách các mặt hàng trong mỗi hộp, cũng như cá nhân hoặc bộ phận, vị trí, số tầng và phòng trên mỗi tầng và bất kỳ thông tin liên quan nào khác để nhân viên vận chuyển có thể dễ dàng sắp xếp. Ngoài ra, khi xử lý các mặt hàng dễ vỡ, điều quan trọng là phải ghi chú và dán bên ngoài hộp để cảnh báo cho người nhận.
- Thiết bị hoặc máy móc có giá trị và yêu cầu chuyên gia tháo dỡ phải được xử lý bởi người có chuyên môn và kinh nghiệm cần thiết để tránh hư hỏng và lỗi không mong muốn có thể xảy ra trong quá trình.
- Nếu công ty bạn có những giấy tờ, hồ sơ quan trọng thì nên để chúng vào một hộp riêng và di chuyển để tránh trường hợp thất lạc, thất lạc. Điều này đặc biệt quan trọng nếu những tài liệu này liên quan đến an ninh và hoạt động của doanh nghiệp.
2.2 Dọn dẹp lại văn phòng cũ
(Nguồn: Internet)
Ngay sau khi hoàn thành việc đóng gói đồ đạc, bạn phải tiến hành thu dọn mặt bằng văn phòng cũ. Họ phải dọn dẹp văn phòng và các phòng ban, thu gom rác và bỏ rác đúng cách theo quy định của địa phương và nhà nước. Kiểm tra các vị trí ban đầu một lần nữa để xem có đồ đạc nào còn ở vị trí ban đầu không. Do đó, việc dọn dẹp văn phòng cũ là vô cùng quan trọng nhằm khôi phục không gian trở lại sạch sẽ như ban đầu đồng thời để lại ấn tượng tích cực cho những người thuê sau.
Bạn cũng nên cân nhắc việc thanh lý những món đồ không còn cần thiết để giảm bớt gánh nặng cho nhân viên và tránh tăng chi phí vận chuyển văn phòng. Do đó, bạn nên kiểm tra đồ đạc hiện có trong văn phòng để xác định đồ đạc nào còn sử dụng được và đồ đạc nào không còn sử dụng nữa để có thể thanh lý chúng.
2.3 Thông báo cho khách hàng của công ty
Khi bạn đã có nhiều kinh nghiệm chuyển văn phòng, một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm để chuẩn bị cho việc chuyển nhà của công ty là thông báo cho khách hàng về việc chuyển văn phòng. Bạn sẽ cần cung cấp địa chỉ mới của văn phòng, cũng như thông tin liên lạc, cũng như nhu cầu hoàn thành bất kỳ giao dịch khách hàng chưa hoàn thành nào trong khi văn phòng đang được di dời.
Việc khách hàng thông báo chuyển văn phòng sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc cũng như tránh cho khách hàng cảm thấy lo lắng khi không thể liên lạc với công ty của bạn do kết quả của việc chuyển văn phòng. Nên hoàn thành công việc chuyển văn phòng vào cuối tuần để duy trì hoạt động của công ty được suôn sẻ.
Ngoài ra, bạn phải thông báo cho các bên khác như đại lý, công ty bảo hiểm, nhà cung cấp và những người khác về địa chỉ giao dịch mới của công ty, ngoài việc thông báo cho khách hàng.
2.4 Tiến hành làm việc trực tiếp bên công ty vận chuyển
Để chuẩn bị chu đáo cho việc đóng gói và vận chuyển, bạn nên liên hệ trước với công ty chuyển văn phòng để thông báo ngày chuyển nhà cho họ. Mục đích là đảm bảo luôn có xe và tải trọng phù hợp để tránh lãng phí thời gian và ảnh hưởng tiêu cực đến công ty. Tránh xa việc đổi lịch chuyển nhà vì bạn không có xe hoặc không có đủ xe vào ngày chuyển nhà, điều này sẽ làm tăng thêm thời gian và tiền bạc cho ngân sách của bạn.
Bạn nên thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói nếu đã có kinh nghiệm chuyển văn phòng trước đó để đảm bảo an toàn cho nhân viên và tiết kiệm thời gian cho họ. Họ có nhiều năm kinh nghiệm trong công việc chuyển văn phòng, và họ sẽ thực hiện tất cả các bước trên một cách nhanh chóng nhất để bạn không phải lo lắng về việc mất thời gian và tiền bạc.
sgmoving.vn hy vọng với những thông tin cung cấp trên đây về kinh nghiệm chuyển văn phòng, hay hiệu quả của việc chuyển văn phòng, bạn sẽ có thể áp dụng ngay vào công việc chuyển văn phòng của mình đến một địa điểm an toàn hơn. Chúc công ty của bạn gặp nhiều may mắn khi chuyển sang địa điểm mới.